Tech Impact Scan bij Franciscus Gasthuis & Vlietland

"Enorm veel aanknopingspunten om te anticiperen op de toekomst!"

Welke medewerkers zijn er nodig op een ‘polikliniek van de toekomst’? En wat voor werk gaan zij doen? Het Franciscus Gasthuis & Vlietland was bezig hier een visie op te ontwikkelen, toen FWG Progressional People hen een nieuwe methodiek bood: de Tech Impact Scan. Samen bogen zij zich over de specifieke vraag wat de impact is van ‘zorg op afstand’ op functies, taken en formatie op de polikliniek. Franciscus Vlietland experimenteerde op de poliklinieken cardiologie en longgeneeskunde al met de technologie van Luscii en wilde weten welke impact deze beeldbelzorgapplicatie heeft op het werk dat daar gedaan wordt. Dit met in hun achterhoofd een slimmere verdeling van de capaciteit en bevestiging van de verdere uitrol van de technologie.

“We waren niet op zoek naar harde cijfers als ‘we kunnen 3 fte schrappen’”, legt HRM-manager José Rigter uit. “Maar we wilden er een richtinggevend gevoel bij krijgen. Door digitale ontwikkelingen gaat het werken op de poli’s veranderen. Maar de mate waarin het verandert was voor ons nog een black box.”

Vooruit kijken
Bij HR constateerden ze al langer dat de focus van afdelingsmanagers vooral ligt op de waan van de dag, waardoor strategische personeelsplanning onvoldoende aandacht krijgt. Ze wilden daarom vooral bij hen bewustwording creëren. “Als gevolg van digitale ontwikkelingen gaat het formatieplan kwantitatief en kwalitatief veranderen. En dat betekent dus dat je vooruit móet kijken en handelen, om je organisatie ook op langere termijn goed draaiend te houden”, aldus José.

Van harmonisatie bleek nog weinig terecht gekomen

Een brij aan functies
Franciscus Gasthuis & Vlietland is in 2015 ontstaan vanuit een fusie. De long- en cardiopoli bevinden zich zowel op locatie Gasthuis als op locatie Vlietland. Onder leiding van FWG-onderzoeker Irene van de Glind en adviseur Onno Verbaas doorliep het projectteam een gestructureerd stappenplan.

Uit de eerste analyse van de huidige situatie kwamen opvallende verschillen tussen de twee locaties. Hans van Mourik was als HR-adviseur nauw betrokken bij het project: “In vijf jaar tijd bleek van de harmonisatie nog weinig terecht gekomen: er was sprake van een grote diversiteit aan functies, het formatiebestand telde maar liefst 86 unieke functienamen en de poliklinieken op beide locaties waren totaal verschillend ingericht. Een eyeopener voor zowel onze HR-afdeling als de afdelingen zelf.”

Natuurlijk verloop biedt kansen voor vernieuwing
Ze werden daarnaast verrast met cijfers over het natuurlijk verloop en verzuim. José: “We schrokken van het hoge verzuimpercentage op deze poli’s en zagen ook duidelijke pieken bij bepaalde functies en leeftijdscategorieën. Daar gaan we echt wat mee doen. En ook met het natuurlijk verloop: meer dan 25 procent van alle medewerkers op de poliklinieken gaat binnen nu en tien jaar met pensioen. Dat zijn maar liefst 187 medewerkers die straks weg zijn. Hoe ga je die vervangen in een toch al krappe arbeidsmarkt? Daar komt bij dat 44 procent van de medewerkers op dit moment ouder is dan vijftig jaar.”

Het is heel waarschijnlijk dat je op een totaal andere functiemix uitkomt

Die cijfers zijn behoorlijk schokkend. Aan de andere kant ziet José het ook als kansen voor vernieuwing. “Als er nu een doktersassistent of een baliemedewerker weggaat, dan wordt er vaak klakkeloos een vacature uitgezet voor dezelfde functie. Maar als je er in breder perspectief naar kijkt, wat heb je dan nodig om die poli goed te laten draaien? Hoe ziet een ideale bezetting er eigenlijk uit? Het is heel waarschijnlijk dat je op een totaal andere functiemix uitkomt.”

Technologie verandert taken en functies
De Tech Impact Scan liet ook zien wat de impact van de Luscii-technologie is op het werken in de polikliniek. Doordat patiënten thuis zelf hun metingen uitvoeren en Luscii bepaalt of een vervolgactie nodig is, worden poliklinische zorgprocessen opnieuw ingericht. Met name de chronische patiënten komen alleen nog naar het ziekenhuis op momenten dat het nodig is. Patiënten monitoren zelf hun gezondheid en alle metingen komen automatisch in het dossier. Wanneer er sprake is van een risico of verslechtering, krijgen patiënt en zorgverlener een ‘rood vlaggetje’ te zien en is er laagdrempelig contact via beeldbellen. Zorgmedewerkers krijgen dus te maken met veranderde taken en functies. En dat heeft effect op de benodigde formatie in de toekomst.

Maar wat verandert er precies aan taken door Luscii? Dit pluisden de afdelingsmanagers en onderzoekers samen uit voor een aantal veelvoorkomende functies. Hans: “Als gevolg van zorg op afstand zullen er naar verwachting zo’n dertig procent minder herhaalbezoeken plaatsvinden. In sessies met de managers poliklinieken en HR scoorde FWG de impact daarvan op zogenoemde ‘taakclusters’. Vooral administratieve en ondersteunende taken zullen afnemen. Daarentegen krijgen verpleegkundigen er ook nieuwe taken bij. Een deel van de tijd gaat op een andere manier besteed worden, omdat de poli’s vooral bezocht gaan worden door patiënten met een complexere zorgvraag.”

Enorm veel aanknopingspunten om te anticiperen op de toekomst

‘Tech-proof’ strategische personeelsplanning
In algemene zin blijkt uit de Tech Impact Scan dat op dit moment het werk op de poliklinieken door technologie naar verpleegkundigen toe verschuift. Dat roept direct vragen op als: wil het Franciscus Gasthuis & Vlietland in de toekomst zelf meer verpleegkundigen gaan inroosteren om patiënten op afstand te gaan monitoren? Wil ze dat op beide locaties gaan doen? Of wil zij telemonitoren uitbesteden aan een dienst zoals Hartwacht of NAAST? Deze keuzes beïnvloeden direct het personele plaatje. De organisatie was al langer bezig met strategische personeelsplanning. Maar dit werd voorheen versnipperd per afdeling uitgevoerd. Door de Tech Impact Scan werd nu eindelijk een totaalbeeld geschetst mét de impact van een externe ontwikkeling (technologie) daarin meegenomen.

José: “Met het adviesrapport van FWG in de hand hebben we enorm veel onderwerpen om met de managers het gesprek aan te gaan: anticiperen op natuurlijk verloop, het functiegebouw harmoniseren, de functiemix onder de loep nemen, opleiden, verzuim terugdringen en natuurlijk bepalen hoe we verder gaan met telemonitoring. Genoeg aanknopingspunten om te anticiperen op de toekomst!”

De Tech Impact Scan methodiek
FWG doet doorlopend onderzoek naar functies in de zorg. Al die gegevens zijn gedigitaliseerd in de applicatie Xelf met functies, taken en tijdsbesteding per taak. Franciscus Gasthuis & Vlietland leverde gegevens aan over de te analyseren functies. Die functies werden gekoppeld aan de functies in Xelf en daar rolde een overzicht uit van de taken en tijdsbesteding in die functies. Na een ‘reality check’ of die taken en tijdsbesteding ook overeenkomen met de praktijk, was er voldoende input voor het maken van een grondige analyse. Meer informatie: www.fwg.nl/tech.

Veerkrachtige teams, tijdens en na corona

Om zorgprofessionals in en buiten de frontlinie mentaal gezond te houden en uitval te voorkomen, is monitoring en begeleiding nu meer dan ooit essentieel. Om leidinggevenden en teamcoaches te ondersteunen bij de begeleiding van hun teams tijdens en na de indringende periode rondom corona, biedt FWG Progressional People nu ‘Veerkrachtige teams’.

Lees verder

Hoe verandert corona het werken in de zorg?

FWG doet al ruim tien jaar trendonderzoek in de zorg. Normaal gesproken zou dat dit jaar resulteren in een nieuw FWG Trendrapport over de trends en ontwikkelingen in de sector. Vanwege de impact van de coronacrisis op de gezondheidszorg, publiceren we dit jaar daarom de ‘FWG-essays’: een reeks over de vraag hoe corona het werken in de zorg verandert.

DOWNLOAD ESSAY 3

Helpende hand op HR nodig?

Tienduizenden mensen hebben zich aangemeld om het primaire proces te ondersteunen. Maar wij kunnen ons goed voorstellen dat ook uw HR-afdeling een hectische tijd doormaakt. Heeft u een paar extra handjes nodig? Neem dan gerust contact op met FWG Progressional People.

Lees verder